word 尋找與取代,高效率工作必學!

請注意,此功能並無法使用在Google doc(線上word工具)

當初會研究這個,是因為要將台灣全縣市的鄉鎮市區變成一列一列,方便程式去抓取,如果想知道如何將台灣縣市的鄉鎮市區整理起來,歡迎參考我的另一篇文:

如果要我選出Word中最強大的一個功能,那一定是“查找和替換”。相比Word的“查找和替換”功能,Excel和PPT的這項功能,簡直是弱爆了。

我们通过3个案例,来认识Word这个令人惊艳的“查找和替换”功能。

1.Word教學,用取代快速新增/刪除Enter(換行)鍵

以下是一個含有換行的表格,現在我們來看看怎樣用取代來刪除多餘的換行。

按【CTRL+H】打開替換對話框,選擇底部的“更多”按鈕,在“查找內容中”選擇底部的“特殊符號-段落標記”,段落標記就是指回車符,在“替換為”中什麼都不用寫,點擊“全部替換”即可。表格中所有多出來的空格就會被全部刪除。

接著我們再來看第二個加回車的案例,把文本複制粘貼到Word中,我們再來看看怎樣用替換功能給文本加回車。

按【CTRL+H】打開替換對話框,選擇底部的“更多”按鈕,在“查找內容中”輸入句號,在“替換為”中輸入句號和段落標記,點擊“全部替換”即可。

这是替换后的效果:

再以“年”字为条件查找替换一次,就可以得到我们想要的效果了。

2.Word教學,刪除括號內的文字

有时候在培训结束后,客户想要做一个课后测试,检测一下学员的学习情况。这时候我就需要根据课程内容的安排,来编写课后测试题。

我以前的做法是先做一份如下图所示的没有答案的测试题,再复制这份文档,把答案填写上去。

可是客户的需要可能会发生变动,所以题目也会随之变化。一旦变化我就要先把没有答案的考试题修改好,再打开有答案的考试题,再根据刚刚修改的内容,查找修改的位置,进行内容的变更。按照这个操作方法,操作费时费力,而且很容易漏掉题目。

现在有了查找替换功能,就可以先做有答案的课后测试题。再复制这份文档,打开“替换-更多”,在查找内容中输入(*),在替换为中输入( ),勾选“使用通配符”。

通配符是文本值中代替未知字符的特殊字符,本例中的*号代表任意0-多个字符。例如可以用“wh*”将找到 what、white 和 why,但找不到 awhile 或 watch。

替换完成后所有的答案就变成了空了,这样就只需要在有变更考试题的时候,再重新复制一份新的考试题,用此方法1秒钟就搞定了没有答案的考试题的制作了。

将所有负数的数字字体颜色变红色

如果一份Word文档中,里面有很多文字和数字,数字有正数,有负数。想要把所有的负数变成红色字体并加粗。一个一个去选中并更改字体颜色和加粗,显然速度太慢太麻烦。比如下面这篇文档中,在文字中包含了一些数字,有一些是正数、有一些是负数。

操作方法如下:

1、按【CTRL+H】打开“替换”对话框,点击左下角的“更多”功能

2、勾选左下角的“使用通配符”,在查找内容中输入这一段代码:-[0-9,.]{1,}

3、光标放在替换为的位置,点击“格式”-“字体”,选择字体颜色:红色,字形:加粗。

4、点击“全部替换”,10秒轻松搞定!

Word中的替换功能功能非常强大,如果你在排版文档的过程,所做的操作具备一定的规律,不妨试试看是否能用替换功能一键轻松搞定!